Belajar Modul Mail Merge

Modul Mail Merge (Microsoft Word +Microsoft Excell (Microsoft Office XP)

Sebenarnya modul mail merge ni dah lama kami gunakannya terutama  apabila kami perlu membuat sijil yang melibatkan jumlah pelajar yang  banyak seperti membuat sijil PAFA bagi pelajar-pelajar yang menduduki  Peperiksaan PMR atau pun SPM.Tetapi baru-baru ni adalah ustazah  kami yang dah terlupa cara-cara nak gunakan modul mail merge ni. Itu yang rasa nak masukkan modul ni dalam blog kami dengan sedikit  pengubahsuaian. Terima kasih kepada sahabat Ibnu Muiz yang mengajar kami cara  menggunakan modul ini.JazakAllah Khairan Kathiran.Dengar khabar  dah menjadi orang penting kat JPN Selangor.Tahniah dari kami. Modul ini dibina oleh beliau  untuk  membantu pengguna membuat   surat atau sijil yang banyak dengan menggunakan satu  muka surat  MsWord serta mendapatkan data-data dari MsExcell. Cuma kami telah  membuat sedikit pengubahsuaian bagi  mempermudahkan lagi mereka  yang baru nak mencuba.Yang dah  expert tu kalau nak tengok juga  dialu-alukan.Tapi modul yang  ditunjukkan ini untuk Microsoft Office XP sahaja.Untuk  Microsoft Office 2007 tu mungkin kami tunjukkan pada lain entry...... kalau ada kesempatan....  Sekiranya  modul ini berjaya anda lakukan, ia akan banyak membantu  kerja-kerja perkeranian anda terutamanya dalam mencetak sijil. Sebelum memulakan proses Mail Merge,  anda dikehendaki menyimpan  (save) fail senarai nama yang akan dicetak di Microsoft  Excell  (jangan gunakan Merge Cell untuk proses ini).

LANGKAH 1

Pilih  menu Mail Merge untuk memulakan proses  ini ….

Akan dipaparkan menu disebelah kanan skrin. 

Tekan : Next : Starting Document

Tekan : Next : Select Recipents

Tekan : Browse

LANGKAH 2 Cari data Excell yang telah anda save di dalam folder.

Pilih sheet  yang telah anda masukkan data. Tekan ok. (Pastikan data  yang anda telah simpan terdapat pada sheet yang anda tentukan ini.  Sebaik-baiknya anda menukar nama sheet pada MsExcell untuk  memudahkan anda  memilih dan mengelakkan sebarang kekeliruan).

Akan dipaparkan menu seterusnya. Tekan ok.

Kemudian tutup menu Mail Merge di sebelah kanan.

LANGKAH 3

Keluarkan menu bar Mail Merge sekiranya tiada di paparan skrin.

Paparan menu bar Mail Merge yang terhasil.

LANGKAH 4

Klik pada menu bar Insert Merge Field. Kemudian klik Insert  bagi menu data pilihan anda.

Klik  untuk melihat data sebenar. Untuk melihat data seterusnya,  klik pada simbol Next Record. Dan akhirnya.....Wallaaa.......berhasillah sijil yang nak di buat tu.Cuma kena  setting secara manual untuk saiz dan kedudukan nama, no K/P dan semua  yang berkaitan.Begitu juga dengan perkataan yang hendak digunakan.Modul  mail merge ini juga boleh digunakan untuk surat-menyurat dan sebagainya  yang dirasakan sesuai.Selamat mencuba........